إعادة بناء السجلات

مشكلة مختلفة عن مجرد التأخر

ليست كل شركة إماراتية تأتي إلينا لديها مشكلة تراكم. بعضها لديه مشكلة سجلات: ملف في QuickBooks Online أو Xero أو Zoho Books موجود من الناحية الشكلية، لكن أرقامه لا يستطيع أحد الوقوف خلفها فعلا. محاسب سابق رمّز مصروفات سنوات في حساب متنوعات واحد، أو غادر دون أن يشرح دليل حسابات لا يستطيع غيره فهمه، أو سوّى أرصدة لم تُطابَق يوما فعليا مع كشف حقيقي. وهذا يتطلب إعادة بناء، لا ترتيبا شهريا معتادا.

البدء مما يمكن التحقق منه فقط

القاعدة هنا بسيطة ولا تلين: كل رقم يعود إلى مصدر أولي، لا إلى قيد موجود في الدفتر يأمل أحدهم أن يكون صحيحا. نسحب أولا كشوف الحسابات البنكية وكشوف البطاقات وتقارير بوابات الدفع وتأكيدات الموردين، ثم نربط كل معاملة من هذه المستندات بدليل حسابات أُعيد بناؤه وفق طريقة عمل الشركة اليوم، سواء تحت رخصة DMCC أو JAFZA أو IFZA أو RAKEZ، أو في البر الرئيسي بموجب المرسوم بقانون اتحادي رقم 32 لسنة 2021. وإذا تعذر العثور على فاتورة أو مستند في أي مكان، يُذكر هذا النقص كتابةً بدل تغطيته برقم يُقدَّم كأنه حقيقة.

لماذا لا يمكن دمج المنطقة الحرة والبر الرئيسي هنا

تتبع الحسابات النظامية للشركة في الإمارات IFRS بموجب قانون الشركات التجارية، ويجب على شخص المنطقة الحرة المؤهل أن يُظهر دخله المؤهل بشكل منفصل عن الإيرادات من مصادر البر الرئيسي ليحمي نسبة 0% على ذلك الدخل. وإعادة البناء التي تخلط نشاط المنطقة الحرة والبر الرئيسي في دفتر واحد غير مميز تقوّض هذا الموقف من أول معاملة يُعاد بناؤها، ولذلك يُبنى الفصل منذ البداية بدل إضافته بعد تجميع الأرقام.

تتكامل إعادة بناء السجلات بشكل طبيعي مع تحديث الدفاتر المتأخرة لعدة سنوات حين تكون الشركة نفسها متأخرة أيضا في التسويات، وتمهّد بشكل سليم لـالتصفية حين يجب أن تصمد أرقام الإقفال بذاتها. ومن هناك تنتقل الشركة إلى الإيقاع المعتاد: تسوية أسبوعية، وإقفال شهري مبكر، وفحص من عضو آخر في الفريق قبل أن يصلك أي شيء.