إدارة المصروفات (Ramp وBrex وExpensify)

ترميز الإنفاق دون انتظار الإيصالات

تُرمَّز معاملات بطاقات الشركة في الإمارات، سواء أصدرها بنك محلي أو منصة مثل Zoho Expense أو Expensify، على دليل حساباتك فور ترحيلها. تُطابَق الإيصالات مع كل معاملة، وتصل الموظف المعني قائمة قصيرة بالإيصالات المفقودة قبل نهاية الشهر بدل ملاحقتها في بريد جماعي بعد أسابيع.

ضريبة القيمة المضافة على مطالبات المصروفات

الفاتورة الضريبية الصحيحة لمصروف في الإمارات ينبغي أن تحمل رقم التسجيل الضريبي للمورّد وتُظهر ضريبة القيمة المضافة منفصلة بنسبة 5%. وحين يقدّم موظف إيصالًا دون هذه التفاصيل، سواء لرحلة تاكسي أو غداء مع مورّد، ننبّه إليه، لأنه يؤثر في إمكانية استرداد الضريبة على ذلك الإنفاق في إقرارك.

سداد المصروفات للموظفين، لا الموافقة عليها

تُراجَع طلبات سداد مصروفات الموظفين من حيث الترميز واكتمال الإيصالات، ثم تُدرَج في دورة المدفوعات المعتادة لديك. لا نضع حدودًا للإنفاق ولا نوافق على مشتريات فردية؛ فهذا يبقى قرار سياسة يُتخذ داخل منصة البطاقات أو المصروفات التي تستخدمها.

رؤية شهرية واضحة

يتاح الإنفاق بحسب الفئة وحامل البطاقة للمراجعة كل شهر، مقسّمًا بين الضريبة القابلة للاسترداد والمصروفات التي لا تحمل فاتورة ضريبية صحيحة. وأي بند ما زال معلقًا عند الإقفال يُرمَّز إلى أنسب حساب ويُبرَز كبند مفتوح بدل تركه غير مسجل.

السفر عبر الخليج

كثيرًا ما يسافر فريق مقره الإمارات إلى السعودية أو قطر أو غيرهما في المنطقة لأعمال العملاء، وتنطبق على ذلك الإنفاق قواعد ضريبة القيمة المضافة في كل دولة، لا قواعد الإمارات. نُبقي تلك الإيصالات مؤشَّرًا عليها بشكل منفصل بدل ضمّها إلى خانة الضريبة القابلة للاسترداد نفسها مع مصروف إماراتي محلي بحت.